Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: juni 2026

1. Wie zijn wij?

VYNK is een product van Spot On, een onderneming naar Belgisch recht.

• Website: https://vynk.be
• E-mail: info@vynk.be
• Adres: Trutseleir 30, 9220 Hamme
• Ondernemingsnummer / BTW: BE 0687.696.544

Voor de gegevens van bezoekers van onze website en van accounthouders zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG (GDPR). Voor de gegevens die jouw organisatie in VYNK invoert (over haar medewerkers en freelancers), treedt jouw organisatie op als verwerkingsverantwoordelijke en VYNK als verwerker.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Accountgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), naam en adres van je organisatie, BTW-nummer van je organisatie (voor facturatie).

Gebruiksgegevens: IP-adres en browsertype, inlog- en sessie-informatie, gebruik van functies, technische foutmeldingen.

Gegevens die je in VYNK invoert: crew- en personeelsgegevens van je medewerkers en freelancers, event- en planningsgegevens, en communicatie via het platform (callsheets, briefings).

VYNK verwerkt deze laatste categorie als verwerker in opdracht van jou. Jij blijft verantwoordelijk voor de gegevens die je in het platform invoert.

3. Waarom verwerken wij je gegevens?

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG): je account aanmaken en beheren, de dienst leveren, facturatie, en ondersteuning.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG): de software verbeteren en beveiligen, en misbruik detecteren.
• Wettelijke verplichting (art. 6(1)(c) AVG): boekhoudkundige bewaarplicht (7 jaar) en naleving van wetgeving.
• Toestemming (art. 6(1)(a) AVG): enkel indien je hier uitdrukkelijk mee instemt, bv. voor optionele communicatie.

Je gegevens worden nooit verkocht en niet voor reclame gebruikt.

4. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

• Accountgegevens: zolang je account actief is, plus een korte periode na beëindiging.
• Factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Gebruikslogboeken: maximaal 12 maanden.

Bij opzegging blijft je data nog 30 dagen beschikbaar om te downloaden; daarna worden je account en bijhorende data verwijderd, behalve wat we wettelijk moeten bijhouden.

5. Aan wie geven wij je gegevens door?

Enkel aan dienstverleners die ons helpen de software te draaien, telkens onder een verwerkersovereenkomst:

• Supabase — database & authenticatie (servers in de EU, regio Ierland).
• Vercel — hosting van de applicatie.
• Resend — verzenden van transactionele e-mails (uitnodigingen, callsheets, meldingen).
• Anthropic — AI-functies (bv. samenvattingen, factuurherkenning). Deze gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Stripe — verwerking van betalingen.

Sommige van deze dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (o.a. in de VS). In dat geval gebeurt de doorgifte met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie.

6. Je rechten als betrokkene

• Recht op inzage, rectificatie en gegevenswissing.
• Recht op beperking van en bezwaar tegen de verwerking.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (je kan al je data exporteren via Instellingen → Databeheer).
• Recht om je toestemming in te trekken.

Neem hiervoor contact op via info@vynk.be. Je kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

7. Beveiliging van je gegevens

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) en versleutelde dataopslag.
• Toegangscontrole op rolniveau; de gegevens van elke organisatie zijn strikt van elkaar gescheiden.
• Documenten worden privé bewaard en enkel via beveiligde, tijdelijke links gedeeld.
• Maatregelen tegen misbruik (o.a. rate-limiting) en opvolging van beveiligingsmeldingen.

8. Cookies

VYNK gebruikt enkel functionele cookies. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor details.

9. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je via e-mail of een melding in de applicatie. De datum van de laatste wijziging staat steeds bovenaan.

10. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid: info@vynk.be.