Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: oktober 2026

1. Wie zijn wij?

VYNK is een product van Spot On, een onderneming naar Belgisch recht.

• Website: https://vynk.be
• E-mail: info@vynk.be
• Adres: Trutseleir 30, 9220 Hamme
• Ondernemingsnummer / BTW: BE 0687.696.544

Voor de gegevens van bezoekers van onze website en van accounthouders zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG (GDPR). Voor de gegevens die jouw organisatie in VYNK invoert (over haar medewerkers en freelancers, of over de scholen en verenigingen die ze haar aanbod stuurt), treedt jouw organisatie op als verwerkingsverantwoordelijke en VYNK als verwerker.

Vraag je plaatsen aan via de aanbodpagina van een cultuurhuis, bijvoorbeeld als leerkracht? Dan is dat cultuurhuis verantwoordelijk voor je gegevens en verwerkt VYNK ze in zijn opdracht. Voor vragen over je gegevens, of om ze te laten verwijderen, kan je terecht bij het cultuurhuis; zijn contactgegevens staan op het formulier. Je e-mailadres is nodig: daar krijg je een mail om je aanvraag te bevestigen, met je eigen link om ze later aan te passen of af te zeggen. Collega's met de link van je school zien van je aanvraag enkel de groep, de aantallen en de status, niet je naam, je contactgegevens of de praktische noden. Bevestig je je aanvraag niet binnen 7 dagen, dan vervalt ze: bevestigen kan dan niet meer, en ze wordt verwijderd.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Accountgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), naam en adres van je organisatie, BTW-nummer van je organisatie (voor facturatie).

Gebruiksgegevens: IP-adres en browsertype, inlog- en sessie-informatie, gebruik van functies, technische foutmeldingen.

Gegevens die je in VYNK invoert: crew- en personeelsgegevens van je medewerkers, freelancers en vrijwilligers (naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, beschikbaarheid en verlof), event- en planningsgegevens, gegevens voor catering en overnachting, documenten die je oplaadt, en communicatie via het platform (callsheets, briefings). Met het aanbod voor scholen en verenigingen ook de contactgegevens van die organisaties, en per aanvraag de naam van de groep, het aantal deelnemers en begeleiders, naam, e-mailadres en telefoonnummer van de begeleider, en de praktische noden van de groep. VYNK vraagt daarbij geen namen van leerlingen of andere deelnemers.

Praktische noden bij een aanvraag: een school of vereniging kan opgeven wat de zaal moet weten, bijvoorbeeld "2 rolstoelplaatsen nodig". Dat kan onrechtstreeks iets zeggen over iemands gezondheid; daarom staat bij het veld dat er geen namen of medische details in horen. Het is enkel zichtbaar voor de beheerders van het cultuurhuis en voor de begeleider die de aanvraag deed (via haar eigen link), niet voor collega's op de gedeelde pagina van de school, staat in geen enkele e-mail en gaat nooit naar de AI-functies.

Dieetwensen en allergieën: voor de catering kan per persoon een dieetkeuze (geen, vegetarisch, vegan, allergie) en een vrije opmerking worden bijgehouden. Zo'n gegeven kan iets zeggen over iemands gezondheid of overtuiging en geldt daarom als een gevoelig gegeven (art. 9 AVG). Het wordt enkel gebruikt om de maaltijden juist te bestellen: het is zichtbaar voor de beheerders van je organisatie en voor de persoon zelf, en de cateraar van je organisatie kan het inzien. In de mail naar de cateraar staan enkel aantallen, zonder namen; de lijst met namen staat achter een beveiligde link die een week na het event vervalt. Stelt een beheerder een planningsvraag aan de AI-assistent, dan kan het deel uitmaken van de gegevens waarmee die vraag beantwoord wordt. Invullen is nooit verplicht. VYNK vraagt geen rijksregisternummer, geboortedatum, thuisadres of bankgegevens van medewerkers en freelancers.

VYNK verwerkt deze laatste categorie als verwerker in opdracht van jou. Jij blijft verantwoordelijk voor de gegevens die je in het platform invoert.

3. Waarom verwerken wij je gegevens?

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG): je account aanmaken en beheren, de dienst leveren, facturatie, en ondersteuning.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG): de software verbeteren en beveiligen, en misbruik detecteren.
• Wettelijke verplichting (art. 6(1)(c) AVG): boekhoudkundige bewaarplicht (7 jaar) en naleving van wetgeving.
• Toestemming (art. 6(1)(a) AVG): enkel indien je hier uitdrukkelijk mee instemt, bv. voor optionele communicatie.

Je gegevens worden nooit verkocht en niet voor reclame gebruikt.

4. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

• Accountgegevens: zolang je account actief is, plus een korte periode na beëindiging.
• Factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Activiteitenlogboek van je organisatie (wie wat wijzigde): 2 jaar, en nooit langer dan je account bestaat.
• Technische serverlogboeken bij onze hostingpartners (o.a. IP-adres en tijdstip van een aanvraag): maximaal 30 dagen.
• Beveiligingslogboek om misbruik en datalekken op te sporen (het land van aanmelding van beheerders, en van welk netwerk een agenda-link opgehaald wordt, als onomkeerbare code, nooit het IP-adres): 90 dagen. Een beveiligingsincident zelf bewaren we zolang het nodig is om het te verantwoorden.
• Logboek van beheeracties die VYNK zelf op klantaccounts uitvoert: 2 jaar.
• E-mailadressen waarop een mail niet aankwam: 6 maanden.
• Bewaarde seizoensarchieven: 2 jaar. Een maand vooraf krijgt de eigenaar van je organisatie een mail om ze te downloaden.
• Het adresboek van scholen, woonzorgcentra en verenigingen: tot je organisatie het verwijdert, of tot je account verwijderd wordt. Aanvragen via het aanbod: tot je organisatie ze verwijdert of het seizoen opruimt; een bewaard seizoensarchief houdt ze daarna nog 2 jaar bij, zonder naam, e-mail en gsm van de begeleider en zonder praktische noden. Een aanvraag waarvan het e-mailadres niet binnen 7 dagen bevestigd wordt, verdwijnt vanzelf. De link van een school of vereniging werkt tot 30 dagen na de laatste voorstelling waarvoor ze diende, de eigen link van een aanvraag tot 30 dagen na die voorstelling.

Bij opzegging blijft je data nog 30 dagen beschikbaar om te downloaden; daarna worden je account en bijhorende data verwijderd, behalve wat we wettelijk moeten bijhouden.

Loopt je gratis proef af zonder abonnement, dan blijft je data nog 3 dagen bewaard; daarna worden je account en bijhorende data verwijderd.

5. Aan wie geven wij je gegevens door?

Enkel aan dienstverleners die ons helpen de software te draaien, telkens onder een verwerkersovereenkomst:

• Supabase: database & authenticatie (servers in de EU, regio Ierland).
• Vercel: hosting van de applicatie (applicatieservers in de EU, regio Dublin) en anonieme bezoekersstatistieken. Die statistieken werken zonder cookies, volgen je niet over verschillende websites en bevatten geen gegevens die je in VYNK invoert.
• Resend: verzenden van transactionele e-mails (uitnodigingen, callsheets, meldingen, en bij het aanbod de uitnodiging aan scholen en verenigingen, de mail om een aanvraag te bevestigen, een kopie aan de school zodra de aanvraag bevestigd is, de beslissingen over aanvragen aan de begeleider met een kopie aan de school, en je eigen link opnieuw: als je die zelf opvraagt, of als het cultuurhuis de aanvraag aan een ander e-mailadres koppelt).
• Anthropic: AI-functies (bv. samenvattingen, factuurherkenning, een lijst inlezen), enkel wanneer een gebruiker ze zelf gebruikt of inschakelt. Deze gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Stripe: verwerking van betalingen. Stripe ontvangt enkel de gegevens van de organisatie die betaalt, nooit gegevens over je medewerkers of freelancers.

Daarnaast haalt VYNK enkele zaken op bij externe diensten. Zij krijgen geen gegevens over personen uit je account, maar zien wel, zoals elke webserver, het IP-adres van waaruit de aanvraag komt:

• OpenStreetMap (Nominatim) en Photon: adressen, zalen en hotels opzoeken. Je browser stuurt enkel de zoekterm die je intikt.
• Open-Meteo: het weerbericht bij een event. Onze server stuurt enkel de plaats en de datum.

Op verzoek sluiten we met je organisatie een verwerkersovereenkomst af waarin deze dienstverleners, de beveiligingsmaatregelen en de bewaartermijnen in detail staan. Vraag ze aan via info@vynk.be.

Sommige van deze dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (o.a. in de VS). In dat geval gebeurt de doorgifte met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie.

6. Je rechten als betrokkene

• Recht op inzage, rectificatie en gegevenswissing.
• Recht op beperking van en bezwaar tegen de verwerking.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (je kan al je data exporteren via Instellingen → Databeheer).
• Recht om je toestemming in te trekken.

Neem hiervoor contact op via info@vynk.be. Je kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

7. Beveiliging van je gegevens

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) en versleutelde dataopslag.
• Toegangscontrole op rolniveau; de gegevens van elke organisatie zijn strikt van elkaar gescheiden.
• Documenten worden privé bewaard en enkel via beveiligde, tijdelijke links gedeeld.
• Maatregelen tegen misbruik (o.a. rate-limiting) en opvolging van beveiligingsmeldingen.
• Tweestapsverificatie voor beheerders, met een code uit een authenticator-app.
• Waarschuwingsmails bij gevoelige gebeurtenissen: een aanmelding vanaf een nieuw toestel (we tonen daarin enkel het soort browser en besturingssysteem, geen locatie of IP-adres), het downloaden van een volledige kopie van de gegevens, en een nieuwe beheerder.

8. Cookies

VYNK gebruikt enkel functionele cookies. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor details.

9. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je via e-mail of een melding in de applicatie. De datum van de laatste wijziging staat steeds bovenaan.

10. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid: info@vynk.be.